Cycle Counting sebagai corrective dan preventive action

Dalam quality management, dikenal 3 jenis action yaitu:

1.       Correction: menghilangkan atau mengurangi masalah

2.       Corrective action: menghilangkan atau mengurangi akar masalah

3.       Preventive action: menghilangkan atau mengurangi potensi akar masalah

Action no 3 melihat masalah lebih jauh ke sumbernya daripada no 2 dan no 2 lebih jauh daripada no 1.

Contoh: jika masalahnya adalah tangan saya menyenggol gelas berisi air yang berada di pinggir meja sehingga jatuh ke lantai dan pecah, correction nya adalah membersihkan  pecahan kaca dan air tsb di lantai. Corrective actionnya adalah memindahkan gelas tersebut ke tengah meja sebelum tersenggol tangan saya, preventive actionnya adalah membuat pengumumam di dinding berbunyi “Jangan meletakkan gelas di pinggir meja”atau menyediakan tatakan gelas permanen di tengah meja lengkap dengan tulisan “Tempat meletakkan gelas”.

Dalam inventory management, dikenal ada beberapa jenis inventory counting yang bertujuan mengecek kesesuaian antara data di sistem pencatatan dan inventory aktual yaitu:

1.       Spot counting: perhitungan dalam waktu random sesuai kebutuhan.

2.       Periodic review counting: perhitungan dalam waktu tertentu seperti di akhir tahun, menghitung total inventory dan kemudian melakukan adjustment record di sistem pencatatan.

3.       Cycle counting: perhitungan secara siklus misalnya harian untuk inventory kelas A, bulanan untuk inventory kelas B, sekali 6 bulan untuk inventory kelas C. Jika terjadi ketidaksesuain antara catatan dan aktual, penyebab masalah dan tindakan perbaikan (improvement) bisa dilakukan sesegera mungkin, tidak menunggu periodic review counting di akhir tahun.

Cycle counting merupakan bentuk corrective dan preventive action. Kasus di banyak perusahaaan, memang pada awalnya berat melakukannya karena staff Warehouse harus menyediakan waktu extra untuk melakukannya 30 menit sebelum atau sesudah jam kerja, namun itu akhirnya terbayarkan karena pada saat annual inventory counting di akhir tahun, diketahui bahwa tingkat akurasi pencatatan stock (Inventory Record Accuracy) meningkat secara signifikan.