Stick and Carrot dalam Procurement

Stick and Carrot (Tongkat/Pentungan dan Wortel) sebenarnya adalah ungkapan yang mengacu pada kebijakan yang menawarkan kombinasi rewards dan punishment untuk mendorong perilaku. Pada tulisan saya kali ini, ungkapan Stick and Carrot ini saya modifikasi sedikit dalam menganalisa 2 model fungsi Procurement dalam organisasi. Saat menilai tingkat maturity sebuah organisasi fungsi Procurement, saya melihat ada 2 model dominan organisasi fungsi Procurement.

Pertama, saya sebut dengan organisasi dengan pendekatan Stick (tongkat/ pentungan). Organisasi ini lebih fokus pada punishment daripada value yang bisa dihasilkan tim Procurement. Di organisasi seperti ini, fokus tim Procurement lebih pada: “Bagaimana menghadapi auditor?”, “bagaimana supaya tidak ada temuan (finding) audit?”, profesi procurement dirasakan sbg profesi beresiko tinggi dan harus dihindari, proses Procurement yang relatif panjang dan lama, sangat operasional, organisasi ad-hoc temporer, fokus pada harga termurah, dan relationship yang kurang baik dengan supplier.

Kedua, pendekatan Carrot (wortel), dengan beberapa ciri-ciri seperti: penekanan pada proses planning dan strategic sourcing, mencari cost saving dari berbagai alternatif, fokus pada total cost terendah (bukan harga terendah), mempercepat proses Procurement, organisasi permanen dan profesional, menjaga hubungan tepat dan jangka panjang dengan supplier, serta memaksimalkan manfaat untuk semua stake holder.

Organisasi Procurement yang masih muda mungkin bisa lebih fokus pada Stick. Namun dengan berjalannya waktu, semakin berkembangnya organisasi, pendekatan Carrot lebih banyak didorong untuk meningkatkan kreativitas dan inovasi tim Procurement sehingga bisa memberikan kontribusi lebih banyak dan strategis bagi perusahaan.

Apa kreativitas dan inovasi anda untuk organisasi Procurement anda?

Kenapa mengelola inventory spare part dan material MRO berbeda dengan inventory tipe lainnya?

Seperti yang kita ketahui, ada banyak tipe inventory seperti inventory raw material, MRO (Maintenance Repair Operation), WIP (Work In Process), FG (Finish Goods), inventory distribusi. Direct customer dari inventory raw material adalah Dept produksi, untuk inventory Finish Goods adalah Dept marketing dan external customer, untuk spare part dan MRO adalah Dept maitenance dan operasi, dan seterusnya.

Di tulisan ini kita membahas lebih lanjut tentang inventory spare part dan inventory yang tidak bisa kita samakan metode mengelolanya dengan tipe inventory lainnya. Apa saja yang membedakan tipe inventory spare dan MRO (terutama inventory maintenance dan repair) dengan inventory tipe lainnya?

Pertama, demandnya lebih sulit diprediksi. Di tipe inventory lain, deviasi aktual demand dari forecast sebanyak 10-20% bisa mengakibatkan masalah bagi Supply Chain perusahaan. Untuk spare part, deviasi demand bisa jadi sampai 100% dan masih bisa diterima.

Kedua, jumlah SKU (Stock Keeping Unit, atau jenis item) yang relatif besar. Perusahaan yang sama, SKU inventory spare part & MRO bisa beberapa kali lipat SKU raw material dan FG. Contoh, bearing beda ukuran berarti beda SKU, O-ring beda ukuran berarti SKU.

Ketiga, karakteristik supply yang berbeda-beda antar SKU. Sering, SKU tersebut disuplai oleh banyak sekali supplier dan dengan jumlah yang relatif kecil sehingga mengurangi bargaining purchaser dalam membeli.

Keempat, nilai dan volum SKU bervariasi sekali. Contoh, piston atau cylinder head genset yang harganya mungkin puluhan juta, sedangkan o-ring atau spare part lain yang harganya cuma puluhan ribu. Begitu juga dala volum order, terima, handle, dan storage nya.

Kelima, stock out cost dapat sangat tinggi. Stock out suatu SKU raw material dan FG bisa mengakibatkan lost sales untuk SKU stock out tersebut saja. Namun stock out suatu SKU spare part yang mungkin hanya berharga puluhan ribu rupiah saja, bisa mengakibatkan lost production banyak SKU FG yang bisa bernilai ratusan juta rupiah.

Keenam, di beberapa kondisi, inventory turn over yang rendah bisa diterima. Inventory turn over ratio mengindikasikan efisiensi dalam mengelola inventory perusahaan. Namun terkadang untuk tipe inventory spare part ini, inventory turn over yang rendah bisa diterima untuk demand yang tidak bisa diprediksi, stockout cost yang tinggi, serta lead time supply yang panjang.

Hal lain yang juga perlu perhatian dalam inventory management untuk spare part dan MRO adalah skedul dan pola demand customer (Dept maintenance dan operasi). Ada corrective maintenance schedule, preventive maintenance schedule, dan lain-lain. Dalam banyak kasus yang saya hadapi, untuk melakukan perbaikan dalam bagian inventory spare part & MRO, harus dimulai dengan beberapa perbaikan di Dept maintenance & operasi.