Kerangka pengukuran dan evaluasi performansi procurement

Aktivtas pengukuran dan evaluasi performansi procurement merupakan salah satu kegiatan yang sangat penting dalam menjaga profesionalitas fungsi procurement dan SDM di dalamnya dan juga dalam memonitor realisasi dari objektif dan organisasi.

Dengan mempertimbangkan scope, kompleksitas, dan interval waktu pengukuran dan evaluasi, maka pengukuran dan evaluasi tersebut dibagi atas 3 kelompok yaitu:

1.       Functional reviews:

a.       Dilakukan > 5 tahun

b.      Objektif: melihat apakah fungsi berjalan scr efektif.

c.       Mengevaluasi banyak elemen luas organisasi; policy, procedure, personel, hubungan antar departemen.

d.      Kompleks, time-consuming, costly.

e.      Situation analysis -> mengganggu, sehingga perlu perhatian khusus

2.       Policy and procedure audits:

a.       Minimal sekali setahun

b.      Objektif: Menentukan apakah policy dan prosedure yang ditetapkan diikuti.

c.       Tidak begitu kompleks dan time-consuming.

d.      Bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan utk memodifikasi policy dan procedure utk memastikan control yg cukup.

3.       Day-to-day procurement performance and evaluation:

a.       Analisis dilakukan mingguan atau bulanan, reporting bulanan.

b.      Objektif: Membandingkan actual performance vs objektif di area kunci.

Contoh: membandingkan cost saving performance vs plan, jumlah supplier yang disertifikasi, pengurangan inventory, pengurangan lead times, peningkatan quality dan delivery performance.

Cost reduction dan cost avoidance

Salah satu kategori performance procurement yang paling rutin diukur adalah Profit Improvement yang merupakan kontribusi procurement terhadap peningkatan profit perusahaan. Biasanya diukur dan dievaluasi dalam dua area fundamental yaitu cost reduction dan cost avoidance.

Cost reduction didefinisikan sebagai harga pembelian (purchase price) yang diperoleh pada jumlah rupiah yang lebih rendah daripada harga dibayar terakhir untuk material pada quantity dan quality tertentu.

Cost avoidance adalah perbedaan antara harga yang dibayar dengan harga yang lebih tinggi yang mungkin sudah dibayar yang mempunyai harga lebih rendah yang tidak didapatkan... (agak ribet nih kata-katanya)... contohnya, jika harga yang ditawarkan aslinya dinegosiasikan menjadi harga yang lebih rendah, hasilnya adalah cost avoidance.

Perbedaan antara cost reduction dan cost avoidance  adalah cost reduction berkontribusi langsung pada profitability perusahaan. Sehingga, angka cost reduction mewakili realitas, sedangkan angka cost avoidance mewakili apa yang mungkin sudah terjadi.

Cost reduction dan cost avoidance menjadi dasar perhitungan dan pelaporan procurement cost saving dalam banyak perusahaan dengan variasi dan kesepakatan teretentu.