Tolooong.... gudangku penuuuh...kurang space...kurang oraaaang...(bag 2)

Dari kisah yg lalu di bagian 1, seorang teman yang mengeluh: gudang saya penuh, kotor, berantakan, barang bertumpukan, lorong-lorong terpakai untuk meletakkan barang, petugas gudang cape karena banyak kerjaan dan pulang malam terus, FIFO nggak jalan, banyak barang rusak dan hilang, pengiriman telat, customer complain, akurasi penghitungan stock rendah, ...pokoknya hidup kami susah deh.... sudah coba minta tambah orang dan tambah space lagi ke management, tapi tidak disetujui mereka, kata mereka: kok minta tambah melulu sih??? Baru kemaren tambah orang dan space, sekarang minta tambah lagi ????

Solusi yang teman itu dapatkan adalah (secara prioritas) sbb:

Prioritas 1:           5S (5R): Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin,

Prioritas 2:           ILR (Inventory Level Reduction): 7 actions dengan The Bathub Principle (perbanyak yang keluar, persedikit yang masuk)

Prioritas 3:           (WR) Warehouse Reengineering: vertical space utilization, lay out redesign, NA (Narrow Aisle) pallet rack, dll

Prioritas 4:           Resource Increment (RI): Outside/ temporary storage, tambah gudang dll

My first E-book: Smart Negotiation for Purchasing Professional,

E-book: Smart Negotiation for Purchasing Professional, “cara cerdas professional procurement & purchasing menghadapi supplier dalam negosiasi, teori & praktek terbaik”

Ini adalah buku pertama karya saya. Di buku ini saya mencoba menggabungkan teori dan praktek tentang negosiasi purchasing. Beberapa teori dalam negosiasi purchasing sama dengan negosiasi umum, namun banyak isu yang dibahas di buku ini adalah isu spesifik yang dialami dalam negosiasi purchasing. Contohnya adalah salah satu isu yang cukup membedakan pembahasan negosiasi purchasing dengan pembahasan buku-buku tentang negosiasi umum adalah pentingnya persiapan data yang akan digunakan profesional purchasing dalam bernegosiasi dengan supplier serta bargaining power dan hubungan antara buyer dan supplier. Penulis juga memperkaya buku ini dengan praktek negosiasi purchasing yang dialami sendiri oleh penulis dan juga dari berbagai sumber lain seperti pengalaman profesional purchasing lain yang diceritakan oleh peserta training dan konsultasi penulis, dari diskusi dengan profesional purchasing lain dalam berbagai diskusi di asosiasi procurement, dan berbagai sumber lainnya.

Saya berharap agar buku ini dapat bermanfaat dan menjadi acuan profesional purchasing dalam menjalankan aktivitas negosiasi. Saya juga berharap buku ini menjadi buku yang “hidup” dalam artian menjadi buku yang tumbuh dan berkembang dengan feedback dari pembaca buku ini.

                

Silahkan di down load e-book di link dengan mengklik DISINI

Memang di e-book di link ini yang tersedia baru beberapa bab. Namun sedikit demi sedikit buku ini akan saya lengkapi sampai diluncurkan lengkap.

Berapakah seharusnya harga pantas di penawaran supplier?

Salah seorang klien bercerita bahwa beliau dan tim masih sering merasa salah dalam menentukan harga penawaran pantas dari supplier. Terkadang harga yang ditawarkan terlalu tinggi atau terlalu rendah dari perkiraan beliau dan tim. Terkadang waktunya terlalu lama untuk melakukan perkiraan sehingga memperpanjang proses procurement. Terkadang data yang ada dirasa tidak cukup untuk memperkirakan harga yang pantas, dan berbagai masalah lainnya.

Memperkirakan biaya (cost estimation) merupakan proses yang cukup kritis dalam procurement karena berhubungan dengan proses procurement lainnya spt keputusan pembelian, proses budgeting, dsb.

Cost estimation adalah perkiraan biaya sebuah produk, program, proyek, atau operasi atas dasar informasi yang tersedia. Memang ada banyak teknik cost estimation, namun ada pertimbangan tertentu dalam pemilihan teknik cost estimation tsb.

Pertimbangannya spt : (1) estimasi biaya ini untuk kebutuhan pada tahap mana di siklus procurement (Need-specify-sourcing-enquire-evaluate-negotiate-order-progress-deliver-pay-review) atau di siklus project (inisiasi-planning-eksekusi-closure). Jika masih berada di tahap siklus awal, metode top-down spt analogous estimating, parametric estimating, lebih cocok. Tapi jika untuk tahap lebih dekat dgn keputusan pembelian, metode spt bottom up, vendor bid analysis, lebih cocok   (2) Matrix Kraljic, apakah item yang diestimasi berada pada kuadran routine item, bottleneck, core, atau leverage. Misalnya untuk item di kuadran routine dan leverage, metode vendor bid analysis sangat cocok. (3) Tingkat akurasi estimasi yang diinginkan. Ditahap-tahap awal dalam siklus procurement dan proyek, tingkat akurasi beriksar 60%, semakin dekat dengan tahap keputusan pembelian, tingkat akurasi yang diinginkan cukup tinggi. Teknik analogous estimating dan parametric estimating mempunyai tingkat akurasi yang lebih rendah dibanding teknik bottom up. (4) Waktu tersedia dalam mengestimasi. Teknik bottom up membutuhkan waktu cukup panjang dalam menghasilkan estimasi dibandingkan teknik lain. Jadi, untuk keefektifan proses estimasi, seorang estimator harus mengkaji pertimbangan-pertimbangan tsb sebelum memutuskan menggunakan teknik estimasi yang mana.

Ada beberapa teknik cost estimation spt dipaparkan sbb. Ada beberapa teknik yang bisa dikombinasi spt teknik expert judgment dengan teknik analogous estimating, dsb. (1) expert judgment: menggunakan penilaian dari ahli dibidang tsb untuk menentukan biaya. (2)  analogous estimating: melakukan analogi dari pembelian sebelumnya dan melakukan estimasi dengan menyesuaikan dengan perbedaan yang mungkin ada dibandingkan pembelian sebelumnya spt paramater ekonomis (inflasi, labour rate, dll), tingkat kompleksitas, dsb. (3) parametric estimating: mirip dengan analogous estimating, yaitu menggunakan data pembelian sebelumnya, namun menggunakan tingkat akurasi yang lebih tinggi karena menggunakan analisis statistik dalam proses estimasi biayanya. (4)  Three-Point Estimates: meningkatkan akurasi estimasi dengan menyediakan range estimasi biaya dan menghitung weighted average (rata2 bobot) range (ada skenario best, most likely, dan worst case). (5) Vendor bid analysys: ditentukan dengan menganalisa quotation/ proposal dari beberapa vendor qualified sebagai hasil bidding. (6) Bottom-Up Estimating: melakukan breaks down dan mengestimasi setiap komponen proyek. (7) Project Management Software (8) Actual Cost (9) Reserve Analysis (10) Cost of Quality (11) Dll. Teknik no 7, 8, 9, 10 sering dikombinasi dengan teknik lain sebelumnya.

Apakah supplier sedang menggertak atau sedang sungguh-sungguh?

Salah satu taktik negosiasi yang sering digunakan baik oleh supplier maupun buyer adalah taktik walk out, yaitu taktik dimana supplier atau buyer tidak bersedia melanjutkan negosiasi jika pihak lawan tidak memenuhi pemintaan buyer atau supplier tersebut. Tujuan dari taktik ini, pertama untuk menggertak lawan sehingga diharapkan lawan bersedia merubah posisi level konsesinya, atau kedua, memang bermaksud menyatakan ke pihak lawan bahwa konsesi yang diminta oleh pihak lawan tidak bisa dipenuhi karena permintaan tsb sudah berada di bawah posisi konsesi “Must Have” atau “Walk Away” (posisi terendah yang bisa dipenuhi).

Sering kali buyer tidak bisa membedakan saat supplier menggunakan taktik walk out tsb ke mereka apakah supplier tsb sedang mengertak atau memang sedang bersungguh-sungguh tidak bisa meneruskan negosiasi. Untuk itu para buyer harus bisa mengukur untuk mengetahui hal ini sebagai bagian persiapan negosiasi.

Salah satu praktek yang efektif adalah dengan mengajukan beberapa pertanyaan kunci ke supplier pada saat meeting pre-negotiation untuk mengetahui beberapa informasi untuk menentukan tingkat kebutuhan supplier thd bisnis buyer sehinga mengetahui kemampuan supplier untuk walkout.

Beberapa pertanyaan spt:

1.       Berapa persen dari total bisnis supplier jika kita order ke supplier senilai PO atau kontrak yang akan buyer tawarkan?

2.       Relatif terhadap customer lain supplier tsb, berada di urutan berapa nilai PO atau kontrak yang akan kita tawarkan? Pertanyaan satu dan dua bertujuan menilai tingkat ketergantungan supplier ke perusahaan buyer. Jika persentase bisnis yang buyer akan berikan cukup tinggi (misalnya 10% atau 20%, tergantung jenis industri) dan berada di urutan yang cukup tinggi (misalnya urutan 10 besar dsb tergantung jenis industri), posisi walk away supplier akan rendah.

3.       Apakah supplier sedang beroperasi dalam full capacity atau tidak? Jika supplier beroperasi dalam kapasitas rendah berarti supplier sedang dalam kondisi PT RO (Rindu Order) sehingga posisi walk away supplier akan rendah dan sebaliknya.

4.       Jika dari hasil negosiasi, buyer setuju untuk order ke supplier, apakah supplier punya target waktu kapan supplier berharap menerima order tsb? Makin segera supplier berharap bisa menerima order dari buyer, makin rendah posisi walk away supplier dan sebaliknya.

5.       Apakah supplier berencana untuk menggunakan atau memanfaatkan PO atau kontrak dari buyer sebagai gerbang untuk masuk ke suatu segmen industri atau market baru? Semakin besar peluang supplier menggunakan order atau kontrak buyer untuk kepentingan tsb, semakin rendah posisi walk away supplier dan sebaliknya.

Dengan memiliki penilain informasi-informasi di atas, memungkinkan buyer untuk bernegosiasi dengan lebih percaya diri dalam menggunakan taktik walk out thd supplier dan juga dalam mengkounter supplier jika menggunakan taktik walk out thd buyer.

Asah kampakmu lebih lama !!! (Persiapan nego purchasing)

Abraham Lincoln, presiden Amerika Serikat ke -16 berkata: Jika saya memiliki waktu sembilan jam untuk menebang pohon, saya akan menggunakan waktu enam jam untuk mengasah kapak.

Secara garis besar, sebelum seorang purchaser melakukan negosiasi dengan suppliernya, ada 2 hal yang harus dipersiapkan: persiapan dari aspek penguasaan data (data-driven) dan dari aspek perilaku (behavioral).

Persiapan dari aspek data berhubungan dgn logika (otak kiri) sedangkan persiapan dari apek perilaku berhubungan dgn emosi (otak kanan).

Dua-duanya sama pentingnya dalam negosiasi. Namun menurut saya aspek penguasaan data merupakan fondasi dari kesuksesan negosiasi purchasing. Aspek perilaku membantu mempengaruhi aspek penguasaan data, sehingga dipersiapkan setelah data yang dibutuhkan sudah tersedia. Data is power !

Yang termasuk aspek penguasaan data seperti mempersiapkan (1) data benchmarking yaitu tabel perbandingan penawaran dari beberapa supplier. Perbandingan ini diperoleh dari RFQ/ RFP. Yang dibandingkan data harga, payment terms, lead time, customer service, warranty dan semua hal dalam QSDP (Quality Service Delivery Price) yang bisa didapatkan. Namun untuk barang atau jasa khusus yang tidak bisa dibandingkan secara langsung cara no 1 tidak bisa diterapkan. Cara yang biasa digunakan untuk barang dan jasa khusus adalah (2) data cost modelling, termasuk mengidentifikasi model biaya supplier baik dengan bekerjasama dengan internal (bagian finance, engineering, dsb) ataupun dengan eksternal (konsultan, supplier itu sendiri, supplier lain, dsb). TCO (Total Cost of Ownership) juga  merupakan bagian dari data cost modelling yang sudah saya bahas di tulisan sebelumnya. Data lain yang perlu dipersiapakan utk negosiasi spt data kebutuhan gabungan seluruh perusahaan atau grup, data peluang kebutuhan di masa depan, data % bisnis supplier yang datang dari kita (dengan mendapatkan suatu order dari kita), data cost sepanjang supply chain (mana yang bisa dihilangkan), data flexibilitas payment terms, dan sebagainya. Data-data ini akan berguna dalam proses tawar menawar dengan supplier.

Setelah purchaser mempunyai cukup data untuk persiapan negosiasi, barulah purchaser mempersiapkan aspek perilaku yang bisa digunakan saat negosiasi. Yang termasuk dalam aspek ini adalah penggunaan strategi, taktik, teknik komunikasi seperti strategi win-lose, taktik bad guy good guy, taktik walk out, taktik higher authority, taktik the straws, taktik permintaan pembuka berlebihan, teknik mendengar, teknik open mind, dsb.

Seni negosiasi purchasing adalah kemampuan berhubungan dgn supplier scr terhormat, kemampuan untuk membuat supplier mau membantu anda, dan pada akhirnya, kemampuan utk mencapai tujuan anda, disaat yang sama membuat supplier meninggalkan meja perundingan dengan perasaan senang.

Tolooong.... gudangku penuuuh...kurang space...kurang oraaaang...

Seorang teman mengeluh: gudang saya penuh, kotor, berantakan, barang bertumpukan, lorong-lorong terpakai untuk meletakkan barang, petugas gudang cape karena banyak kerjaan dan pulang malam terus, FIFO nggak jalan, banyak barang rusak dan hilang, pengiriman telat, customer complain, akurasi penghitungan stock rendah, ...pokoknya hidup kami susah deh.... sudah coba minta tambah orang dan tambah space lagi ke management, tapi tidak disetujui mereka, kata mereka: kok minta tambah melulu sih??? Baru kemaren tambah orang dan space, sekarang minta tambah lagi ????

Lalu ada yang menyarankan ke teman tsb untuk mengimplementasikan tool sederhana tapi powerfull yaitu 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke). Alhasil, setelah beberapa bulan, beberapa perubahan terjadi di gudang kami seperti area yang rapi, barang diletakkan pada lokasi yang tepat dan dengan pengidentifikasian yang jelas, FIFO berjalan, preservasi berjalan baik, barang rusak dan hilang berkurang drastis, akurasi perhitungan stock lebih baik, pengiriman barang lebih tepat waktu, customer lebih puas, dan banyak manfaat lainnya sehingga semua stake holder lebih happy.

Namun seandainya hasil implementasi 5S masih belum memuaskan, sebelum akhirnya memutuskan menambah resources spt menambah orang, space, dst, masih ada tool lain yang bisa dicoba seperti IPO (Inventory Process Optimization) termasuk program ICR (Inventory Cash Release) dalam mengurangi inventory. Program ICR dimulai dari mengidentifikasi inventory Pareto, mengidentifikasi kategori masalah kelebihan inventory (spt high turnover, low turnover, slow moving, obsolete, excess, surplus, phantom), dan menerapkan aksi-aksi pengurangan inventory (spt VMI, konsinyasi, menjual stock excess dan obsolete, eliminasi duplikasi, merubah faktor yg mendrive safety stock, mengurangi reorder stock, mendekatkan delivery dengan waktu penggunaan (spt JIT), mengurangi nilai inventory). Tentu saja penerapan program pengurangan inventory ini harus bekerjasama dengan pihak lain dalam Supply Chain spt purchasing dan supplier, finance, customer internal spt marketing, maintenance, production, dan juga customer external.

Program IPO dan ICR dalam banyak kasus memberikan solusi yang signifikan bagi perusahaan. Namun jika masih belum memberikan solusi yang diinginkan, program untuk mereview dan menambah resources spt orang, space, rack, teknologi dll menjadi senjata pamungkas untuk diterapkan.

Skedul Training Rahmat Noviandi di 2016

Skedul training publik dan seminar Rahmat Noviandi MBA, CSCP, CPP, CPPM di 2016 bekerjasama dgn bbrp lembaga training (OMEX, SDM-Mitra, PQM, Markshare, Inti Pesan, Kaizen, dll) adalah topik-topik berikut (utk tanggal detail, bisa menghubungi email dan no tlp di bawah) :

·         

·         Supply Chain Management

·         Strategic & Operational procurement

·         Distribution & SCM

·         Negotiation for Purchasing

·         Logistics management & SCM

·         Cost saving in procurement
       warehouse & inventory management
       PPIC dan operation management lainnya

Juga ada beberapa training in-house dan konsultasi.

Untuk permintaan training dan konsultasi ke Rahmat Noviandi MBA, CSCP, CPP, CPPM bisa menghubungi:

Email: rahmatnoviandi@gmail.com, rahmat-n@cbn.net.id

Tlp: 0811893271