Cycle Counting sebagai corrective dan preventive action

Dalam quality management, dikenal 3 jenis action yaitu:

1.       Correction: menghilangkan atau mengurangi masalah

2.       Corrective action: menghilangkan atau mengurangi akar masalah

3.       Preventive action: menghilangkan atau mengurangi potensi akar masalah

Action no 3 melihat masalah lebih jauh ke sumbernya daripada no 2 dan no 2 lebih jauh daripada no 1.

Contoh: jika masalahnya adalah tangan saya menyenggol gelas berisi air yang berada di pinggir meja sehingga jatuh ke lantai dan pecah, correction nya adalah membersihkan  pecahan kaca dan air tsb di lantai. Corrective actionnya adalah memindahkan gelas tersebut ke tengah meja sebelum tersenggol tangan saya, preventive actionnya adalah membuat pengumumam di dinding berbunyi “Jangan meletakkan gelas di pinggir meja”atau menyediakan tatakan gelas permanen di tengah meja lengkap dengan tulisan “Tempat meletakkan gelas”.

Dalam inventory management, dikenal ada beberapa jenis inventory counting yang bertujuan mengecek kesesuaian antara data di sistem pencatatan dan inventory aktual yaitu:

1.       Spot counting: perhitungan dalam waktu random sesuai kebutuhan.

2.       Periodic review counting: perhitungan dalam waktu tertentu seperti di akhir tahun, menghitung total inventory dan kemudian melakukan adjustment record di sistem pencatatan.

3.       Cycle counting: perhitungan secara siklus misalnya harian untuk inventory kelas A, bulanan untuk inventory kelas B, sekali 6 bulan untuk inventory kelas C. Jika terjadi ketidaksesuain antara catatan dan aktual, penyebab masalah dan tindakan perbaikan (improvement) bisa dilakukan sesegera mungkin, tidak menunggu periodic review counting di akhir tahun.

Cycle counting merupakan bentuk corrective dan preventive action. Kasus di banyak perusahaaan, memang pada awalnya berat melakukannya karena staff Warehouse harus menyediakan waktu extra untuk melakukannya 30 menit sebelum atau sesudah jam kerja, namun itu akhirnya terbayarkan karena pada saat annual inventory counting di akhir tahun, diketahui bahwa tingkat akurasi pencatatan stock (Inventory Record Accuracy) meningkat secara signifikan.

Cost analysis dan price analysis dalam procurement

Ada beberapa analisis yang biasa digunakan dalam procurement seperti:

1.       Cost analysis terhadap produk (barang/ jasa/ pekerjaan) yang ditawarkan supplier

A)     Cost breakdown analysis, yaitu pemeriksaan yg diberikan pada rincian biaya supplier yang kuantitatif dan terukur yg membentuk produk/jasa/ pekerjaan. Contoh, biaya kabel telekomunikasi mempunyai komponen raw material (copper, polyester, pvc, dll), biaya produksi (labor, indirect, dll), dan margin/profit.

B)      TCO (Total Cost of Ownership), yaitu estimasi biaya total barang, jasa atau pekerjaan konstruksi sepanjang hidupnya. Merupakan kombinasi purchase price ditambah semua biaya lain yang akan anda kenakan, dikurang semua income yang anda terima. Contoh, initial purchase price ditambah installation cost, operating cost dan ongoing maintenance dikurang nilai residula atas disposal.

C)      Financial decision analysis, yaitu analisa menggunakan perhitungan finansial seperti NPV, IRR, dll.

2.       Price analysis terhadap produk (barang/ jasa/ pekerjaan) yang ditawarkan supplier. Dalam menetapkan harga, supplier mempertimbangkan banyak hal seperti market position (monopoli, kompetisi, dll), sifat permintaan (elastis, inelastis), harga kompetitor, kebutuhan supplier thd bisnis, volume order, produk komoditas standar atau produk dipesan khusus, dsb. Sehingga buyer harus bisa mengidentifikasi apakah supplier sedang menggunakan berbagai macam price strategi seperti untuk produk mature (semen, deterjen dll) menggunakan startegi cost plus markup, ada strategi survival (harga akibat persaingan), strategi berdasarkan target market (berbeda utk setiap market) dan sebagainya.

3.       Procurement cost analysis terhadap biaya aktivitas team/ departemen procurement, yaitu analisa keefektifan team/departemen procurement. Diukur dan dimonitor dengan berbagai rasio, misalnya % (biaya departement procurement/ total nilai order atau PO), % (biaya departement procurement/ jumlah order atau PO), % (biaya departement procurement/ total biaya departemen semua), dimana biaya departemen procurement adalah biaya direct dan indirect seperti salary, expenses, utilities, dll.

Strategi cost saving dan matrix Kraljic

Beberap teman diskusi berkomentar pada saya: bapak kok favorit sekali dengan matrix Kraljic, ..dikit-dikit matrix Kraljic... masalah negosiasi purchasing juga pake matrix Kraljic,..masalah kontrak purchasing juga pake matrix Kraljic... sekarang strategi cost saving juga menggunakan matrix Kraljic...

Saya balas dengan:... he3x.... aja

Memang tujuan matrix ini adalah menyediakan kita panduan perlakuan atau strategi yang berbeda jenis supplier kita yang berbeda.

Untuk supplier di kuadran leverage items, strategi utama nya adalah dengan squeeze price, pencet harga, dengan mengkompetisikan para supplier. Metodenya seperti dengan tender, win-lose negotiation, multisourcing dsb. Seperti yang susah kita bahas sebelumnya, supplier di kuadran ini mempunyai ciri kas persentase nilai belanja kita besar dan supplier atau barangnya mudah didapatkan. Sedikit saja cost saving yang kita dapatkan dari mereka, pengaruhnya besar terhadap cost saving seluruh perusahaan.

Berbeda dengan di kuadran routine items (persentase value belanja kecil, supplier/barang mudah didapatkan), memang strategi squeeze price juga bisa digunakan, cuma karena efek cost savingnya juga tidak besar terhadap perusahaan, kita lebih mengutamakan effisiensi proses atau operasi dgn tidak banyak menaroh resource (jumlah buyer dll) untuk kuadran ini, melakukan otomatisasi proses, dll yang intinya jangan terlalu banyak effort operasional kita di kuadran ini.

Di kuadran strategic/core material (persentase nilai belanja besar, tapi barang atau supplier sulit didapatkan), strategi squeeze price tidak cocok karena mengakibatkan relationship yang buruk dgn supplier. Srategi cost saving yang lebih cocok adalah partnership dengan open cost breakdown, meminimalkan jumlah supplier untuk mendapatkan relasi yang kuat dan pembelian skala lebih besar, win-win negotiation, long terms contract, dsj.

Untuk kuadran bottle neck (persentase nilai belanja kecil, supplier sedikit), potensi cost saving kecil dibandingkan kuadran lain. Jika tetap mencari cost saving di kuadran ini, lebih kepada operasi internal kita dengan mendiversifikasi item dan supplier yang akhirnya bisa pindah mendekati kuadran routine items.

Bagaimana menggunakan TCO (Total Cost of Ownership) dalam keputusan membeli?

Sebuah produk buatan pabrik/negara A berharga USD 3 (FCA negara A), produk yang similar buatan pabrik/negara B berharga USD 10 (DDP diterima di kantor kita).Manakah yang akan anda pilih?

Biasanya dalam berbagai seminar, pada awalnya para peserta ada yang menjawab memilih A, ada yang B, ada yang masih bertanya berapa harga A jika DDP diterima di kantor kita. Diskusi akan berlanjut tentang biaya lain-lain seperti biaya service, biaya quality, biaya reputasi dsb. Ternyata harga bukan merupakan penentu satu-satunya dalam keputusan pembelian kita.  Inilah yang kita sebut TCO.

Apakah itu TCO?

APICS Dictionary: penjumlahan semua biaya yang berhubungan dengan aktivitas aliran supply (pasokan). Acquisition cost (price) sering merupakan bagian kecil dari TCO.

Kelebihan TCO:

-          Merupakan metode yang mempertimbangkan seluruh life cost sebuah asset sebelum dibeli.
-          Dapat digunakan sebagai tool ketika membuat keputusan pembelian dan/ atau membuat budget karena menimbulkan kesadaran ttg seluruh biaya pembelian, akuntansi untuk biaya yang mungkin akan diabaikan.

Step-step dalam perhitungan TCO:

1.       Temukan life time : bisa service time, depreciable time, atau ditentukan sendiri.
2.       Bangun TCO model : apa saja biaya yang terlibat, tergantung kemampuan kita mengidentifikasi cost apa saja yang terlibat.
3.       Cari sumber data untuk masing2 cost tsb: dari berbagai sumber spt data history, data pasar, dsb.
4.       Hitung TCO.