Asah kampakmu lebih lama !!! (Persiapan nego purchasing)

Abraham Lincoln, presiden Amerika Serikat ke -16 berkata: Jika saya memiliki waktu sembilan jam untuk menebang pohon, saya akan menggunakan waktu enam jam untuk mengasah kapak.

Secara garis besar, sebelum seorang purchaser melakukan negosiasi dengan suppliernya, ada 2 hal yang harus dipersiapkan: persiapan dari aspek penguasaan data (data-driven) dan dari aspek perilaku (behavioral).

Persiapan dari aspek data berhubungan dgn logika (otak kiri) sedangkan persiapan dari apek perilaku berhubungan dgn emosi (otak kanan).

Dua-duanya sama pentingnya dalam negosiasi. Namun menurut saya aspek penguasaan data merupakan fondasi dari kesuksesan negosiasi purchasing. Aspek perilaku membantu mempengaruhi aspek penguasaan data, sehingga dipersiapkan setelah data yang dibutuhkan sudah tersedia. Data is power !

Yang termasuk aspek penguasaan data seperti mempersiapkan (1) data benchmarking yaitu tabel perbandingan penawaran dari beberapa supplier. Perbandingan ini diperoleh dari RFQ/ RFP. Yang dibandingkan data harga, payment terms, lead time, customer service, warranty dan semua hal dalam QSDP (Quality Service Delivery Price) yang bisa didapatkan. Namun untuk barang atau jasa khusus yang tidak bisa dibandingkan secara langsung cara no 1 tidak bisa diterapkan. Cara yang biasa digunakan untuk barang dan jasa khusus adalah (2) data cost modelling, termasuk mengidentifikasi model biaya supplier baik dengan bekerjasama dengan internal (bagian finance, engineering, dsb) ataupun dengan eksternal (konsultan, supplier itu sendiri, supplier lain, dsb). TCO (Total Cost of Ownership) juga  merupakan bagian dari data cost modelling yang sudah saya bahas di tulisan sebelumnya. Data lain yang perlu dipersiapakan utk negosiasi spt data kebutuhan gabungan seluruh perusahaan atau grup, data peluang kebutuhan di masa depan, data % bisnis supplier yang datang dari kita (dengan mendapatkan suatu order dari kita), data cost sepanjang supply chain (mana yang bisa dihilangkan), data flexibilitas payment terms, dan sebagainya. Data-data ini akan berguna dalam proses tawar menawar dengan supplier.

Setelah purchaser mempunyai cukup data untuk persiapan negosiasi, barulah purchaser mempersiapkan aspek perilaku yang bisa digunakan saat negosiasi. Yang termasuk dalam aspek ini adalah penggunaan strategi, taktik, teknik komunikasi seperti strategi win-lose, taktik bad guy good guy, taktik walk out, taktik higher authority, taktik the straws, taktik permintaan pembuka berlebihan, teknik mendengar, teknik open mind, dsb.

Seni negosiasi purchasing adalah kemampuan berhubungan dgn supplier scr terhormat, kemampuan untuk membuat supplier mau membantu anda, dan pada akhirnya, kemampuan utk mencapai tujuan anda, disaat yang sama membuat supplier meninggalkan meja perundingan dengan perasaan senang.

Tolooong.... gudangku penuuuh...kurang space...kurang oraaaang...

Seorang teman mengeluh: gudang saya penuh, kotor, berantakan, barang bertumpukan, lorong-lorong terpakai untuk meletakkan barang, petugas gudang cape karena banyak kerjaan dan pulang malam terus, FIFO nggak jalan, banyak barang rusak dan hilang, pengiriman telat, customer complain, akurasi penghitungan stock rendah, ...pokoknya hidup kami susah deh.... sudah coba minta tambah orang dan tambah space lagi ke management, tapi tidak disetujui mereka, kata mereka: kok minta tambah melulu sih??? Baru kemaren tambah orang dan space, sekarang minta tambah lagi ????

Lalu ada yang menyarankan ke teman tsb untuk mengimplementasikan tool sederhana tapi powerfull yaitu 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke). Alhasil, setelah beberapa bulan, beberapa perubahan terjadi di gudang kami seperti area yang rapi, barang diletakkan pada lokasi yang tepat dan dengan pengidentifikasian yang jelas, FIFO berjalan, preservasi berjalan baik, barang rusak dan hilang berkurang drastis, akurasi perhitungan stock lebih baik, pengiriman barang lebih tepat waktu, customer lebih puas, dan banyak manfaat lainnya sehingga semua stake holder lebih happy.

Namun seandainya hasil implementasi 5S masih belum memuaskan, sebelum akhirnya memutuskan menambah resources spt menambah orang, space, dst, masih ada tool lain yang bisa dicoba seperti IPO (Inventory Process Optimization) termasuk program ICR (Inventory Cash Release) dalam mengurangi inventory. Program ICR dimulai dari mengidentifikasi inventory Pareto, mengidentifikasi kategori masalah kelebihan inventory (spt high turnover, low turnover, slow moving, obsolete, excess, surplus, phantom), dan menerapkan aksi-aksi pengurangan inventory (spt VMI, konsinyasi, menjual stock excess dan obsolete, eliminasi duplikasi, merubah faktor yg mendrive safety stock, mengurangi reorder stock, mendekatkan delivery dengan waktu penggunaan (spt JIT), mengurangi nilai inventory). Tentu saja penerapan program pengurangan inventory ini harus bekerjasama dengan pihak lain dalam Supply Chain spt purchasing dan supplier, finance, customer internal spt marketing, maintenance, production, dan juga customer external.

Program IPO dan ICR dalam banyak kasus memberikan solusi yang signifikan bagi perusahaan. Namun jika masih belum memberikan solusi yang diinginkan, program untuk mereview dan menambah resources spt orang, space, rack, teknologi dll menjadi senjata pamungkas untuk diterapkan.

Skedul Training Rahmat Noviandi di 2016

Skedul training publik dan seminar Rahmat Noviandi MBA, CSCP, CPP, CPPM di 2016 bekerjasama dgn bbrp lembaga training (OMEX, SDM-Mitra, PQM, Markshare, Inti Pesan, Kaizen, dll) adalah topik-topik berikut (utk tanggal detail, bisa menghubungi email dan no tlp di bawah) :

·         

·         Supply Chain Management

·         Strategic & Operational procurement

·         Distribution & SCM

·         Negotiation for Purchasing

·         Logistics management & SCM

·         Cost saving in procurement
       warehouse & inventory management
       PPIC dan operation management lainnya

Juga ada beberapa training in-house dan konsultasi.

Untuk permintaan training dan konsultasi ke Rahmat Noviandi MBA, CSCP, CPP, CPPM bisa menghubungi:

Email: rahmatnoviandi@gmail.com, rahmat-n@cbn.net.id

Tlp: 0811893271

Supplierku.... Partnerku.... muach...

Bentuk hubungan perusahaan kita dengan supplier nggak beda dengan bentuk hubungan kita dengan orang sekitar kita, dimana hubungan dengan anak, istri, tetagga, teman kerja, orang ketemu di jalan dsb tentu masing-masing berbeda bentuk hubungannya.

Seperti yang kita bahas sebelumnya, bentuk hubungan ini ditentukan oleh supply risk dan spend analysis yang bisa dipetakan dalam Matrix kraljic.

Bentuk hubungan yang paling jauh yaitu Arms’s Length atau buy on market yang mirip dengan hubungan kita dengan orang ketemu di jalan, dimana perusahaan kita masih memperlakukan supplier seperti orang ketemu di jalan; kalau butuh sesuatu, baru membuat komunikasi.

Bentuk hubungan yang lebih dekat lagi yaitu ongoing relationship yang mirip dengan hubungan teman kantor atau tetangga dimana perusahaan kita sudah ada repeat order dan preference terhadap supplier di bentuk hubungan ini.

Lebih dekat lagi adalah partnership yang mirip hubungan khusus seperti pacaran dimana perusahaan kita sudah mempunyai komitmen, keterbukaan, dan rencana jangka menengah dengan satu atau sedikit supplier.

Bentuk partnership yang lebih jauh yaitu collaboration atau strategic alliance yang mirip dengan hubungan suami istri yang merupakan bentuk partnership yang sudah diformalkan dimana komitmen lebih tinggi, keterbukaan lebih besar terhadap informasi-informasi strategis, adanya sharing rencana jangka panjang dengan satu atau dua supplier.

Namun jika perusahaan kita sudah melakukan merger & acquisition dengan supplier, tentu saja hubungan perusahaan kita dengan supplier tersebut sudah seperti hubungan dengan anak atau dengan saudara, .... baik dan jeleknya adalah anakku, atau adikku, harus kubela.....

Bentuk partnership  sendiri ada tingkatannya yang bisa dilihat dari komponen partnership. Komponen partnership adalah faktor yang terlibat dalam partnership yang bisa  dikontrol oleh management. Semakin banyak komponen yang kita gunakan, semakin tinggi tingkat partnership perusahaan kita dengan supplier. Ada beberapa komponen dalam partnership:

1.       Planning: ada beberapa planning bersama. Berbagi forecast, merencanakan supply, dsb.

2.       Joint operating control: kemungkinan untuk merubah operasi partner tanpa banyak / tanpa ada proses approval awal atau pemberitahuan formal.

3.       Komunikasi: adanya peningkatan frekuensi komunikasi dan juga melibatkan level staff (tidak hanya level manajemen) juga meningkatkan partnership.

4.       Risk/ reward  sharing: benefit dan reward di share bersama, .. resiko dan biaya tentu juga.

5.       Trust dan komitmen: tanpa trust dan komitment, tidak ada partnership.

6.       Contract style: biasanya jika terjadi partnership dengan level yang sangat tinggi, tidak dibutuhkan kontrak yang panjang dan spesifik, bahkan dalam bbrp kasus tidak ada kontrak antar partner.

7.       Scope: partnership yang mempunyai level tinggi melibatkan lebih banayk aktivitas ekonomi antar partner.

8.       Financial investment: ada saling ketergantungan financial melalui sharing asset, staff, dan investasi.

Memanfaatkan ITOR (Inventory Turn Over Ratio) dan DOI (Days of Inventory)

Salah satu ukuran kinerja (KPI) yang cukup penting dalam warehouse dan inventory management adalah ITOR dan DOI.

Rumus nya adalah:

Inventory Turn Over Ratio (ITOR) = COGS / Average Inventory (dgn bbrp variasi rumus)

Rasio ini menunjukkan berapa kali inventory perusahaan berputar (dijual dan digantikan) dalam suatu periode, biasanya dalam tahunan, namun perhitungan bulanan atau mingguan juga sangat berguna.

Rasio ini juga bisa ditampilkan dalam bentuk lain seperti dalam umur (hari) seperti rasio DOI.

Days of Inventory (DOI) = 360 hari / ITOR

Rasio ini banyak digunakan para professional Logistics mapun professional keuangan untuk menilai apakah inventory perusahaan kita saat ini sudah “pantas” atau belum. Pantas atau tidaknya tentu dibandingkan dengan angka ITOR lain misalnya dengan; rata2 industri sejenis, dengan angka ITOR masa lalu, dengan target perusahaan, dsb.

Akan menarik jika kita di Indonesia mulai membuat benchmark data ITOR industri di Indonesia. Jika teman-teman ada yang punya, boleh share saya ya...  J, atau kita mulai garap proyek database ini bersama. Jika kita lihat data ITOR dari negara lain, misalnya industri makanan dan minuman yang ITOR nya bisa di atas 10x, industri metal sekitar 4-5 x , industri jasa yang bisa lebih dari 30x dsb. Angka ini tentu ada hubungannya dengan sifat produk, sifat distribusi, dll.

Setelah kita melihat posisi ITOR perusahaan kita dalam industri, kita kemudian bisa memutuskan tindakan apa yang akan dilakukan, misalnya jika ternyata ITOR kita terlalu rendah dibanding rata-rata industri, kita bisa melakukan proses IPO (Inventory Process Optimalization) yang akan kita bahas nanti terpisah. Atau bisa juga ITOR kita terlalu tinggi, tentu perlu usaha tertentu untuk mendekati angka industri jika memang memberikan manfaat bagi perusahaan spt manfaat operational.

Pada akhirnya, perusahaan harus "memantaskan" jumlah inventorynya untuk menyeimbangkan antara customer service dengan biaya dan investasi inventory.

Supply Chain vs Value Chain

Banyak yang mempertanyakan perbedaan antara Supply Chain dan Value Chain?

Memang terkadang istilah ini membuat bingung.....

Saya melihat ada tumpang-tindih antara dua istilah ini. Menurut saya istilah ini awalnya berasal dari dua area yang berbeda.

Istilah Supply Chain berasal dari Operation Management. Istilah Supply Chain Management pertama kali diciptakan oleh Keith Oliver di tahun 1982 dengan mendefinisikannya sbb: “Supply chain management (SCM) is the process of planning, implementing, and controlling the operations of the supply chain with the purpose to satisfy customer requirements as efficiently as possible. Supply chain management spans all movement and storage of raw materials, work-in-process inventory, and finished goods from point-of-origin to point-of-consumption”. Dari definisi tersebut ada penekanan pada pergerakan barang (dan juga jasa) dari titik asal ke titik konsumsi.

Istilah Value Chain berasal dari Business Management yang digambarkan dan dipopulerkan oleh  Michael Porter dalam buku best seller nya di tahun 1985 berjudul Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance dan mendifiniskannya sbb: A value chain is a chain of activities that a firm operating in a specific industry performs in order to deliver a valuable product or service for the market. Jadi ada penekanan pada rantai aktivitas (aktivitas utama dan aktivitas support) yang memberikan nilai tambah pada produk atau jasa.

Pada awalnya Supply Chain lebih melihat pada aliran atau pergerakan barang atau jasa dan Value Chain lebih melihat pada rantai aktivitas yang memberikan nilai tambah pada produk. Namun dengan perkembangan yang cukup pesat dalam bidang keilmuan Supply Chain Management, konsep-konsep Value Chain banyak masuk dalam pembahasan Supply Chain Management.

Haruskah supplier meminta kenaikan harga dalam VMI?

APICS dictionary mengatakan, VMI (Vendor Managed Inventory) adalah down stream Supply Chain customer berpartner dgn suppliernya. Ini merupakan salah satu program yang efektif bagi perusahaan dalam mengurangi inventory nya. Ada berbagai variasi dalam VMI seperti ada yang hanya memindahkan inventory management (spt replenishment dll)  ke supplier, dan ada juga yang memindahkan inventory management beserta ownership inventory ke supplier.

Untuk variasi yang terakhir, supplier biasanya meminta kenaikan harga barang dalam VMI program tsb dengan alasan supplier akan menanggung tambahan tambahan biaya investasi untuk tambahan barang yang di stock. Apakah memang harus dinaikan? Jika dinaikkan berarti memang inventory cost perusahaan customer berkurang tapi biaya karena kenaikan harga akan bertambah. Alhasil, secara supply chain, perusahaan tsb tidak akan mendapatkan benefit apa-apa dari sisi cost, padahal salah satu benefit yang diharapkan dari program VMI ini adalah cost reduction dalam Supply Chain.

Perusahaan customer tentu saja bisa bernegosiasi dengan supplier untuk tidak menaikkan harga harga barang VMI tsb dengan alasan bahwa supplier juga mendapatkan cost reduction dengan program VMI tsb spt:

•        New market acquisition cost. Dengan program VMI, perusahaan customer berarti komit untuk order barang dari supplier tsb. Supplier tidak perlu lagi mengeluarkan biaya untuk mendapatkan customer baru spt biaya promosi dsb.
•        Manufacturing efficiency. Supplier tidak lagi merespon PO customer, tapi real demand. VMI akan menghasilkan skedul dan proses order ke supplier mereka dengan lebih baik sehingga mengurangi manufacturing cost.
•        Transportation efficiency. VMI membuat supplier bisa menggunakan opsi transport yang lebih efisien.

Dan banyak hal lain spt order management efficiency (admin cost), inventory dan warehouse efficieny (menggunakan space customer), dsb.