Kenapa mengelola inventory spare part dan material MRO berbeda dengan inventory tipe lainnya?

Seperti yang kita ketahui, ada banyak tipe inventory seperti inventory raw material, MRO (Maintenance Repair Operation), WIP (Work In Process), FG (Finish Goods), inventory distribusi. Direct customer dari inventory raw material adalah Dept produksi, untuk inventory Finish Goods adalah Dept marketing dan external customer, untuk spare part dan MRO adalah Dept maitenance dan operasi, dan seterusnya.

Di tulisan ini kita membahas lebih lanjut tentang inventory spare part dan inventory yang tidak bisa kita samakan metode mengelolanya dengan tipe inventory lainnya. Apa saja yang membedakan tipe inventory spare dan MRO (terutama inventory maintenance dan repair) dengan inventory tipe lainnya?

Pertama, demandnya lebih sulit diprediksi. Di tipe inventory lain, deviasi aktual demand dari forecast sebanyak 10-20% bisa mengakibatkan masalah bagi Supply Chain perusahaan. Untuk spare part, deviasi demand bisa jadi sampai 100% dan masih bisa diterima.

Kedua, jumlah SKU (Stock Keeping Unit, atau jenis item) yang relatif besar. Perusahaan yang sama, SKU inventory spare part & MRO bisa beberapa kali lipat SKU raw material dan FG. Contoh, bearing beda ukuran berarti beda SKU, O-ring beda ukuran berarti SKU.

Ketiga, karakteristik supply yang berbeda-beda antar SKU. Sering, SKU tersebut disuplai oleh banyak sekali supplier dan dengan jumlah yang relatif kecil sehingga mengurangi bargaining purchaser dalam membeli.

Keempat, nilai dan volum SKU bervariasi sekali. Contoh, piston atau cylinder head genset yang harganya mungkin puluhan juta, sedangkan o-ring atau spare part lain yang harganya cuma puluhan ribu. Begitu juga dala volum order, terima, handle, dan storage nya.

Kelima, stock out cost dapat sangat tinggi. Stock out suatu SKU raw material dan FG bisa mengakibatkan lost sales untuk SKU stock out tersebut saja. Namun stock out suatu SKU spare part yang mungkin hanya berharga puluhan ribu rupiah saja, bisa mengakibatkan lost production banyak SKU FG yang bisa bernilai ratusan juta rupiah.

Keenam, di beberapa kondisi, inventory turn over yang rendah bisa diterima. Inventory turn over ratio mengindikasikan efisiensi dalam mengelola inventory perusahaan. Namun terkadang untuk tipe inventory spare part ini, inventory turn over yang rendah bisa diterima untuk demand yang tidak bisa diprediksi, stockout cost yang tinggi, serta lead time supply yang panjang.

Hal lain yang juga perlu perhatian dalam inventory management untuk spare part dan MRO adalah skedul dan pola demand customer (Dept maintenance dan operasi). Ada corrective maintenance schedule, preventive maintenance schedule, dan lain-lain. Dalam banyak kasus yang saya hadapi, untuk melakukan perbaikan dalam bagian inventory spare part & MRO, harus dimulai dengan beberapa perbaikan di Dept maintenance & operasi.