Berapakah seharusnya harga pantas di penawaran supplier?

Salah seorang klien bercerita bahwa beliau dan tim masih sering merasa salah dalam menentukan harga penawaran pantas dari supplier. Terkadang harga yang ditawarkan terlalu tinggi atau terlalu rendah dari perkiraan beliau dan tim. Terkadang waktunya terlalu lama untuk melakukan perkiraan sehingga memperpanjang proses procurement. Terkadang data yang ada dirasa tidak cukup untuk memperkirakan harga yang pantas, dan berbagai masalah lainnya.

Memperkirakan biaya (cost estimation) merupakan proses yang cukup kritis dalam procurement karena berhubungan dengan proses procurement lainnya spt keputusan pembelian, proses budgeting, dsb.

Cost estimation adalah perkiraan biaya sebuah produk, program, proyek, atau operasi atas dasar informasi yang tersedia. Memang ada banyak teknik cost estimation, namun ada pertimbangan tertentu dalam pemilihan teknik cost estimation tsb.

Pertimbangannya spt : (1) estimasi biaya ini untuk kebutuhan pada tahap mana di siklus procurement (Need-specify-sourcing-enquire-evaluate-negotiate-order-progress-deliver-pay-review) atau di siklus project (inisiasi-planning-eksekusi-closure). Jika masih berada di tahap siklus awal, metode top-down spt analogous estimating, parametric estimating, lebih cocok. Tapi jika untuk tahap lebih dekat dgn keputusan pembelian, metode spt bottom up, vendor bid analysis, lebih cocok   (2) Matrix Kraljic, apakah item yang diestimasi berada pada kuadran routine item, bottleneck, core, atau leverage. Misalnya untuk item di kuadran routine dan leverage, metode vendor bid analysis sangat cocok. (3) Tingkat akurasi estimasi yang diinginkan. Ditahap-tahap awal dalam siklus procurement dan proyek, tingkat akurasi beriksar 60%, semakin dekat dengan tahap keputusan pembelian, tingkat akurasi yang diinginkan cukup tinggi. Teknik analogous estimating dan parametric estimating mempunyai tingkat akurasi yang lebih rendah dibanding teknik bottom up. (4) Waktu tersedia dalam mengestimasi. Teknik bottom up membutuhkan waktu cukup panjang dalam menghasilkan estimasi dibandingkan teknik lain. Jadi, untuk keefektifan proses estimasi, seorang estimator harus mengkaji pertimbangan-pertimbangan tsb sebelum memutuskan menggunakan teknik estimasi yang mana.

Ada beberapa teknik cost estimation spt dipaparkan sbb. Ada beberapa teknik yang bisa dikombinasi spt teknik expert judgment dengan teknik analogous estimating, dsb. (1) expert judgment: menggunakan penilaian dari ahli dibidang tsb untuk menentukan biaya. (2)  analogous estimating: melakukan analogi dari pembelian sebelumnya dan melakukan estimasi dengan menyesuaikan dengan perbedaan yang mungkin ada dibandingkan pembelian sebelumnya spt paramater ekonomis (inflasi, labour rate, dll), tingkat kompleksitas, dsb. (3) parametric estimating: mirip dengan analogous estimating, yaitu menggunakan data pembelian sebelumnya, namun menggunakan tingkat akurasi yang lebih tinggi karena menggunakan analisis statistik dalam proses estimasi biayanya. (4)  Three-Point Estimates: meningkatkan akurasi estimasi dengan menyediakan range estimasi biaya dan menghitung weighted average (rata2 bobot) range (ada skenario best, most likely, dan worst case). (5) Vendor bid analysys: ditentukan dengan menganalisa quotation/ proposal dari beberapa vendor qualified sebagai hasil bidding. (6) Bottom-Up Estimating: melakukan breaks down dan mengestimasi setiap komponen proyek. (7) Project Management Software (8) Actual Cost (9) Reserve Analysis (10) Cost of Quality (11) Dll. Teknik no 7, 8, 9, 10 sering dikombinasi dengan teknik lain sebelumnya.

Apakah supplier sedang menggertak atau sedang sungguh-sungguh?

Salah satu taktik negosiasi yang sering digunakan baik oleh supplier maupun buyer adalah taktik walk out, yaitu taktik dimana supplier atau buyer tidak bersedia melanjutkan negosiasi jika pihak lawan tidak memenuhi pemintaan buyer atau supplier tersebut. Tujuan dari taktik ini, pertama untuk menggertak lawan sehingga diharapkan lawan bersedia merubah posisi level konsesinya, atau kedua, memang bermaksud menyatakan ke pihak lawan bahwa konsesi yang diminta oleh pihak lawan tidak bisa dipenuhi karena permintaan tsb sudah berada di bawah posisi konsesi “Must Have” atau “Walk Away” (posisi terendah yang bisa dipenuhi).

Sering kali buyer tidak bisa membedakan saat supplier menggunakan taktik walk out tsb ke mereka apakah supplier tsb sedang mengertak atau memang sedang bersungguh-sungguh tidak bisa meneruskan negosiasi. Untuk itu para buyer harus bisa mengukur untuk mengetahui hal ini sebagai bagian persiapan negosiasi.

Salah satu praktek yang efektif adalah dengan mengajukan beberapa pertanyaan kunci ke supplier pada saat meeting pre-negotiation untuk mengetahui beberapa informasi untuk menentukan tingkat kebutuhan supplier thd bisnis buyer sehinga mengetahui kemampuan supplier untuk walkout.

Beberapa pertanyaan spt:

1.       Berapa persen dari total bisnis supplier jika kita order ke supplier senilai PO atau kontrak yang akan buyer tawarkan?

2.       Relatif terhadap customer lain supplier tsb, berada di urutan berapa nilai PO atau kontrak yang akan kita tawarkan? Pertanyaan satu dan dua bertujuan menilai tingkat ketergantungan supplier ke perusahaan buyer. Jika persentase bisnis yang buyer akan berikan cukup tinggi (misalnya 10% atau 20%, tergantung jenis industri) dan berada di urutan yang cukup tinggi (misalnya urutan 10 besar dsb tergantung jenis industri), posisi walk away supplier akan rendah.

3.       Apakah supplier sedang beroperasi dalam full capacity atau tidak? Jika supplier beroperasi dalam kapasitas rendah berarti supplier sedang dalam kondisi PT RO (Rindu Order) sehingga posisi walk away supplier akan rendah dan sebaliknya.

4.       Jika dari hasil negosiasi, buyer setuju untuk order ke supplier, apakah supplier punya target waktu kapan supplier berharap menerima order tsb? Makin segera supplier berharap bisa menerima order dari buyer, makin rendah posisi walk away supplier dan sebaliknya.

5.       Apakah supplier berencana untuk menggunakan atau memanfaatkan PO atau kontrak dari buyer sebagai gerbang untuk masuk ke suatu segmen industri atau market baru? Semakin besar peluang supplier menggunakan order atau kontrak buyer untuk kepentingan tsb, semakin rendah posisi walk away supplier dan sebaliknya.

Dengan memiliki penilain informasi-informasi di atas, memungkinkan buyer untuk bernegosiasi dengan lebih percaya diri dalam menggunakan taktik walk out thd supplier dan juga dalam mengkounter supplier jika menggunakan taktik walk out thd buyer.