Asah kampakmu lebih lama !!! (Persiapan nego purchasing)

Abraham Lincoln, presiden Amerika Serikat ke -16 berkata: Jika saya memiliki waktu sembilan jam untuk menebang pohon, saya akan menggunakan waktu enam jam untuk mengasah kapak.

Secara garis besar, sebelum seorang purchaser melakukan negosiasi dengan suppliernya, ada 2 hal yang harus dipersiapkan: persiapan dari aspek penguasaan data (data-driven) dan dari aspek perilaku (behavioral).

Persiapan dari aspek data berhubungan dgn logika (otak kiri) sedangkan persiapan dari apek perilaku berhubungan dgn emosi (otak kanan).

Dua-duanya sama pentingnya dalam negosiasi. Namun menurut saya aspek penguasaan data merupakan fondasi dari kesuksesan negosiasi purchasing. Aspek perilaku membantu mempengaruhi aspek penguasaan data, sehingga dipersiapkan setelah data yang dibutuhkan sudah tersedia. Data is power !

Yang termasuk aspek penguasaan data seperti mempersiapkan (1) data benchmarking yaitu tabel perbandingan penawaran dari beberapa supplier. Perbandingan ini diperoleh dari RFQ/ RFP. Yang dibandingkan data harga, payment terms, lead time, customer service, warranty dan semua hal dalam QSDP (Quality Service Delivery Price) yang bisa didapatkan. Namun untuk barang atau jasa khusus yang tidak bisa dibandingkan secara langsung cara no 1 tidak bisa diterapkan. Cara yang biasa digunakan untuk barang dan jasa khusus adalah (2) data cost modelling, termasuk mengidentifikasi model biaya supplier baik dengan bekerjasama dengan internal (bagian finance, engineering, dsb) ataupun dengan eksternal (konsultan, supplier itu sendiri, supplier lain, dsb). TCO (Total Cost of Ownership) juga  merupakan bagian dari data cost modelling yang sudah saya bahas di tulisan sebelumnya. Data lain yang perlu dipersiapakan utk negosiasi spt data kebutuhan gabungan seluruh perusahaan atau grup, data peluang kebutuhan di masa depan, data % bisnis supplier yang datang dari kita (dengan mendapatkan suatu order dari kita), data cost sepanjang supply chain (mana yang bisa dihilangkan), data flexibilitas payment terms, dan sebagainya. Data-data ini akan berguna dalam proses tawar menawar dengan supplier.

Setelah purchaser mempunyai cukup data untuk persiapan negosiasi, barulah purchaser mempersiapkan aspek perilaku yang bisa digunakan saat negosiasi. Yang termasuk dalam aspek ini adalah penggunaan strategi, taktik, teknik komunikasi seperti strategi win-lose, taktik bad guy good guy, taktik walk out, taktik higher authority, taktik the straws, taktik permintaan pembuka berlebihan, teknik mendengar, teknik open mind, dsb.

Seni negosiasi purchasing adalah kemampuan berhubungan dgn supplier scr terhormat, kemampuan untuk membuat supplier mau membantu anda, dan pada akhirnya, kemampuan utk mencapai tujuan anda, disaat yang sama membuat supplier meninggalkan meja perundingan dengan perasaan senang.

Tolooong.... gudangku penuuuh...kurang space...kurang oraaaang...

Seorang teman mengeluh: gudang saya penuh, kotor, berantakan, barang bertumpukan, lorong-lorong terpakai untuk meletakkan barang, petugas gudang cape karena banyak kerjaan dan pulang malam terus, FIFO nggak jalan, banyak barang rusak dan hilang, pengiriman telat, customer complain, akurasi penghitungan stock rendah, ...pokoknya hidup kami susah deh.... sudah coba minta tambah orang dan tambah space lagi ke management, tapi tidak disetujui mereka, kata mereka: kok minta tambah melulu sih??? Baru kemaren tambah orang dan space, sekarang minta tambah lagi ????

Lalu ada yang menyarankan ke teman tsb untuk mengimplementasikan tool sederhana tapi powerfull yaitu 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke). Alhasil, setelah beberapa bulan, beberapa perubahan terjadi di gudang kami seperti area yang rapi, barang diletakkan pada lokasi yang tepat dan dengan pengidentifikasian yang jelas, FIFO berjalan, preservasi berjalan baik, barang rusak dan hilang berkurang drastis, akurasi perhitungan stock lebih baik, pengiriman barang lebih tepat waktu, customer lebih puas, dan banyak manfaat lainnya sehingga semua stake holder lebih happy.

Namun seandainya hasil implementasi 5S masih belum memuaskan, sebelum akhirnya memutuskan menambah resources spt menambah orang, space, dst, masih ada tool lain yang bisa dicoba seperti IPO (Inventory Process Optimization) termasuk program ICR (Inventory Cash Release) dalam mengurangi inventory. Program ICR dimulai dari mengidentifikasi inventory Pareto, mengidentifikasi kategori masalah kelebihan inventory (spt high turnover, low turnover, slow moving, obsolete, excess, surplus, phantom), dan menerapkan aksi-aksi pengurangan inventory (spt VMI, konsinyasi, menjual stock excess dan obsolete, eliminasi duplikasi, merubah faktor yg mendrive safety stock, mengurangi reorder stock, mendekatkan delivery dengan waktu penggunaan (spt JIT), mengurangi nilai inventory). Tentu saja penerapan program pengurangan inventory ini harus bekerjasama dengan pihak lain dalam Supply Chain spt purchasing dan supplier, finance, customer internal spt marketing, maintenance, production, dan juga customer external.

Program IPO dan ICR dalam banyak kasus memberikan solusi yang signifikan bagi perusahaan. Namun jika masih belum memberikan solusi yang diinginkan, program untuk mereview dan menambah resources spt orang, space, rack, teknologi dll menjadi senjata pamungkas untuk diterapkan.