Cost saving procurement dan evolusi SCM

Seperti Yg kita bahas sebelumnya, dalam evolusi SCM tahap 2, masing-masing fungsi dalam perusahaan (procurement, warehouse, distribusi dll) sudah mengoptimalkan fungsi masing-masing (sudah mempunyai KPI dan target masing-masing fungsi yang jelas dan ada usaha yang sistematis untuk mencapai target tsb) , namun masih dibatasi silo-silo antar fungsi, belum kelihatan integrasi dan kolaborasi antar fungsi tsb.

Perusahaan yang berada pada evolusi SCM tahap 2 (optimalisasi fungsi) dalam mengelola cost saving procurement nya lebih melihat cost saving dari sisi price reduction. Dengan pengukuran kinerja cost saving berdasarkan penurunan harga, fungsi Procurement berusaha untuk menurunkan harga barang atau jasa yang ditawarkan supplier TANPA melihat efek kenaikan atau penurunan biaya di fungsi-fungsi lain. Misalnya fungsi procurement membeli barang dalam jumlah besar untuk mendapatkan diskon harga dari supplier, namun menghasilkan tambahan cost inventory di warehouse. Contoh lain adalah fungsi procurement membeli spare part yang lebih murah dari spare part similar yang dibeli sebelumnya, namun membuat cost maintenance menjadi bertambah di bagian maintenance karena mesin jadi lebih sering break down serta seringnya pergantian spare part tsb dan juga menghasilkan cost tambahan di bagian produksi karena sering down time dan loss time di line produksi.

Pada perusahaan yang sudah berada dalam evolusi SCM tahap 3 (integrasi internal) dimana fungsi-fungsi internal sudah berintegrasi satu sama lainnya, fungsi procurement sudah melakukan aktivitas cost saving dengan konsep TCO (Total Cost of Ownership).

Fungsi procurement tidak hanya melihat cost reduction dari penurunan HARGA barang atau jasa dari supplier saja, namun sudah melihat cost reduction secara total sepanjang life cycle produk dan sepanjang supply chain yang dilewati produk tsb.

Dari kasus contoh di atas, untuk mendapatkan diskon harga dari supplier dengan membeli barang dalam jumlah besar, procurement bersama fungsi lain yang terintegrasi menganalisa TCO dengan juga mempertimbangkan cost inventory karena penambahan stock di fungsi warehouse. Begitu juga saat membeli spare part yang lebih murah tadi, harus diperhitungkan cost of quality nya sehingga tidak menimbulkan cost yang lebih besar di bagian maintenance dan bagian produksi.  Jadi, pilihan TCO yang paling rendah yang akan diambil , bukan hanya sekedar harga beli awal (acquisition cost) barang atau jasa itu saja.

S&OP (Sales & Operation Planning) sebagai program pendukung integrasi internal SCM

Pada evolusi SCM tahap 3 sudah terjadi internal fungsi-fungsi dalam perusahaan seperti fungsi Sales, Procurement, PPIC, Warehouse, Distribusi, dll.

Salah satu program atau tool pendukung integrasi internal ini adalah S&OP (Sales & Operation Planning).

S&OP merupakan suatu proses untuk terus merevisi rencana bisnis strategis dan mengkoordinasikan rencana berbagai departemen. Juga merupakan rencana bisnis lintas fungsional yang melibatkan sales dan marketing, product development, operations, dan manajemen senior. Operation mewakili supply, marketing mewakili demand.

Fungsi S&OP:

·         menghubungkan business planning ke tactical planning

·         menyeimbangkan supply & demand pada level product family

S&OP adalah perencanaan pada level volume (product family) & bukan individual product /SKU, namun pada prakteknya ada juga yang melakukannya pada level SKU,dilakukan regular tiap bulan, planning horizon 18 bulan ke depan, melibatkan sales, marketing, manufacturing, logistics, finance, R&D, maintenance dan penunjang lainnya.

Pada prakteknya ini adalah rangkaian meeting dari step 1 sampai step 4.

Step 0: Pengumpulan data oleh demand planner spt actual demand, supply, inventory/backlog Statistical forecasts dan worksheets.

Step 1: Demand Planning, managemen forecast oleh team sales dan marketing.

Step 2: Supply Planning, pengecekan konstrain resource plan capacity oleh team demand (production, logistics, procurement dll), termasuk menghitung kapasitas jumlah man hours, apakah perlu tambah overtime/shift, kalau level strategy berapa nilai inventory nya, kalau chase berapa cost tambahan atau pengurangan orang. Intinya berusaha meyeimbangkan supply dengan demand dan menghitung cost.

Step 3: melakukan negosiasi antara supply dan demand utk mencapai kesepakatan berapa volume produksi (prod plan), sales plan, inventory plan dan financial plan.

Step 4: meminta approval dari top management dan memeriksa apakah sesuai dengan target business plan.

Program-program yang mendukung integrasi Supply Chain

Evolusi Tahap 2 (optimalisasi fungsi)

Masing-masing fungsi sudah menetapkan KPI masing di area efisiensi, produktivitas, dll spt di purchasing cost saving, on time delivery dll begitu juga di fungsi warehouse, transportasi dst. Fungsi tsb berusaha utk mencapai target setiap KPI nya. Namun masih berorientasi fungsi masing2 saja, blm memperhatikan KPI fungsi lain atau perusahaan.

Evolusi tahap 3 (integrasi internal)

Pada tahap ini sudah terjadi integrasi internal antar fungsi perusahaan, bbrp tool dan program untuk integrasi internal spt:

• S&OP (sales & operation planning) yaitu rangkaian meeting dari mulai sisi demand sampai sisi Supply dan solusi gap nya. Tujuan nya menyeimbangkan supply dan demand.
• Implementasi ERP (Enterprise Resource Planning) software lintas fungsi.
• Collabirative new product development : rangkaian meeting dan kordinasi Yg melibatkan semua fungsi spt purchasing, sales, dll, bukan menggunakan sistem terbatas sillo.
• Dll.

Evolusi tahap 4 (integrasi external)

Pada tahap ini sudah terjadi integrasi external dgn supplier dan atau distributor dsb.

Bbrp tool dan program spt :

• Integrasi ERP software persuahaan kita ke ERP software supplier dan atau distributor dan retailer.
• Integrasi S&OP perusahaan kita dgn S&OP supplier dan atau distributor dan retailer.
• Implementasi program SRM (supplier relationship management) spt program partnership dan aliansi strategis dgn supplier.
• Implementasi program CPFR (Collaborative Planning Forecasting Replanishment)
• Implementasi CRM (Customer Relationship Management) software.